CRM・SFAが定着しない

取引金額が担当者ごとに違う単位で入る原因

同じ規模の契約なのに、CRMの取引金額が担当者によって1.1倍、12倍とずれる。原因は入力ミスではなく、「金額」という1つの項目に、税・期間・初期費用・単位の4つの問いを同時に答えさせている設計にあります。項目を「何の金額か」で分け、合計に使う数字は計算させる直し方をまとめました。

CRM移行で「全部の項目を移したい」と言われたら

「とりあえず全部移して、あとで要らないものを消す」は、まず実現しません。項目を増やすのは一度の判断ですが、減らすのは複数の作業になるからです。HubSpotの公式仕様（使用中の項目はアーカイブできない、アーカイブ後90日で完全削除）を踏まえて、「移すか捨てるか」を「CRMの項目にするか、読める場所に置くか」に組み替える手順をまとめました。

ライフサイクルステージとは何か。HubSpotでの定義と、設計で先に決めること

ライフサイクルステージとは、ある人や会社が自社とどういう関係にあるかを表す、1レコードにつき1つの状態です。HubSpotの既定は8段階で、前にしか進まない仕様になっています。取引ステージ・リードステータスとの違い、既定8段階の意味、戻すときの手順、設計で最初に決めるべき所有権まで、実装の立場から書きます。

同じ人に3回メールが飛んだ原因は、再登録の設定ではありません

HubSpotのワークフローが同じ相手に何度も配信した案件。原因は再登録をオンにしたことではなく、起動条件にそのワークフロー自身が書き換える項目を使っていたことでした。夜間の連携が同じ値を書き戻すたびに、自動化は自分の出力を入力として読み直します。起動条件に置いてよい項目の見分け方を書きます。

必須項目を増やすと、空欄は消えますが誤りが増えます

入力されない項目を必須にすると、入力率は上がります。上がるのは入力率だけで、データは悪くなります。営業が入力しない理由の1位は「時間がかかる」54.5%（マツリカ、2024年11月調査、n=101）。必須化はこの理由に触れないまま、逃げ道だけを塞ぎます。必須にしてよい項目の条件を2つに絞りました。

見せない範囲を細かく決めたCRMほど、必要な情報が共有されない

権限を細かく設計するほど、半年後に「必要な情報が見えない」という声が増えます。原因は設定の失敗ではなく、レコード単位の要望を項目単位の権限と一緒に処理したことです。国内調査（n=101／n=1,545）を手がかりに、権限表を作る前にやることを書きます。

CRM連携が止まる原因は、機能ではなく照合キーの設計でした

既存の顧客台帳とCRMをつなぐ案件で、要件が固まらなかったのは連携ツールの機能ではありません。2つのレコードを同一人物と判定する項目と、どちらの項目を正とするかが決まっていなかったからです。連携先を選ぶ前に決める3点と、連携後に増える運用を整理します。

パイプラインを部署ごとに分けた結果、全社の予測が作れなくなった

部署ごとにパイプラインを分けると、各部署の画面は見やすくなりますが、全社の予測は組めなくなります。分けてよい唯一の基準、分けずに解決する方法、分けるなら先に決めておく3点を、HubSpotでの実装を前提に解説します。

HubSpotとSalesforceのどちらを勧めるかは、3つの前提で決まります

CRMの選定が長引くのは、比較材料が足りないからではありません。入力するのは誰か、どのデータをここで正とするか、運用を誰が続けるか。この3つを先に決めれば、選定は比較表ではなく消去法で終わります。決め方と、決まっていないまま導入したときに起きることを解説します。

名刺とExcelを取り込む前に、必ず決める3つのこと

リストをCRMに入れてから重複や上書き事故に気づくと、もう元には戻せません。取り込む前に決めるべき「突合キー」「上書きの優先順位」「取得経路の記録」の3点を、HubSpotでの実装を前提に解説します。

ライフサイクルステージと取引ステージを混同したまま設計した結果

HubSpotのライフサイクルステージ（顧客の状態）と取引ステージ（案件の進行）を一本の流れにまとめると、集計と自動化が同時に壊れます。2つを分けて設計する理由と手順を解説します。

SFA・CRMの入力率が低いとき、項目を減らす前にやること

入力されないからと項目を必須化すると、さらに入力されなくなります。入力率が落ちる構造と、項目を削る判断基準、削るより先に効く一手を解説します。