CRM・SFA

CRMの項目を半分に削るとき、消す前に確かめること

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公開 2026年7月22日更新 2026年10月17日

導入から2年たったCRM（顧客管理システム）を開くと、商談の項目が80を超えていることがあります。半分以上は空欄で、残りも「その他」や「未定」で埋まっている。入力率が低いので項目を減らそう、という話になるのは自然です。

減らす判断は、正しいことが多いです。

マツリカの調査（2025年1月公表、n=101、SFAを提供するベンダーの自社調査）では、営業がSFA（営業支援システム）・CRMに入力しない理由の1位は「入力作業に時間がかかる」54.5%でした。項目の数は、その時間に直接効きます。

ただ、項目は足すときより、消すときのほうが事故が起きます。月曜に消して、火曜に連携が止まる。

この記事は、残す基準と、消し方の順番の話です。

残すのは「誰が、いつ、何を判断するために見るか」を言える項目だけ

全項目を一覧に出し、1項目ずつ3つを埋めます。見る人、見るタイミング（どの会議の、どの画面か）、その項目で決めること。

この棚卸しは、運用担当1人ではできません。見る人の欄に名前が入った部署の責任者に、「この項目がなくなったら、どの判断ができなくなるか」を聞きます。

答えが返ってこなければ、それが答えです。

画面で人が入力しなくなっても、その項目を読んでいる仕組みは残っています。消す前に確かめるのは次の6つです。

1〜4は、CRMの中で確認できます。Salesforceなら項目の詳細画面の「使用場所」、HubSpotならプロパティの詳細に出る使用状況で、どの自動化やレポートが参照しているかが見えます。

ただし、表示される範囲はツールと対象によって違います。一覧に出なかったものを「使われていない」と決めないでください。

5と6は、CRMの画面には出ません。連携を作った人に聞くか、連携ツールの設定を開いて確かめます。

事故が起きやすいのはここです。消えた項目に書き込もうとした連携がエラーになり、その1件だけでなく、同じ処理のレコードがまとめて止まることがあります。

参照先を外し終えても、すぐには消しません。順番は3段です。

消すのは3段目だけ。1段目と2段目は、いつでも元に戻せる。

1. 入力画面から外す。 項目は残したまま、レコードの画面やフォームから見えなくします。データは消えません。

2. 一四半期待つ。 四半期に一度しか開かれないレポートや、決算期だけ動くデータの書き出しがあります。誰からも「あの項目はどこへ行ったか」と聞かれなければ、次に進みます。聞かれたら、その人が見る人です。棚卸しの表に戻します。

3. 値を書き出してから消す。 消す前に、その項目の全レコード分の値をCSVで保存します。消した項目を復元できる期間や範囲はツールによって違うので、復元機能を当てにしないほうが安全です。

項目を削ったあと、効果を入力率で見ることになります。ここで全レコードの充足率を指標にすると、空欄を埋めるための「その他」が戻ってきます。

測るのは、ステージを進めた時点で埋まっているべき項目の充足率です。初回商談の段階で決裁ルートが空欄なのは、正しい状態です。

項目を半分にしても、入力率が変わらない会社があります。その場合の原因は入力の手間ではなく、入力したものが誰にも使われていないことです。

キーウォーカーの調査（2025年11月公表、n=1,034、BIツールの導入支援を提供する事業者の自社調査）では、入力の動機になる要素の1位が「入力の目的やデータの使い道が明確であること」54.8%でした。

項目は「誰が、いつ、何を判断するために見るか」を言えるものだけ残します。削るときはいきなり消さず、参照先を確かめ、非表示で一四半期置いてから消します。

今週、商談の項目を一覧に出して、「見る人」の列だけ埋めてみてください。空欄のまま残った行が、削除候補の最初のリストです。