CRM・SFA

名刺とExcelを取り込む前に、必ず決める3つのこと

用語

CRM（顧客管理システム）
SFA（営業支援システム）

公開 2026年7月31日更新 2026年10月17日

名刺の束と部署ごとのExcelをCRM（顧客管理システム）に取り込む。件数や形式が揃っていれば、作業自体は半日で終わることもあります。ただし、取り込めたことと、正しく使えることは別です。

壊れるのはその後です。重複と上書きは取り込んだ瞬間には見えず、数週間後にレポートとメール配信で表に出ます。

順番を変えてください。ファイルを整える前に、決めておくことが3つあります。

取り込む対象は、たいてい台帳ではない

HubSpot Japanの調査（2026年2月27日公表、n=1,545、マクロミルに委託した同社の自社調査）では、売り手全体のCRM導入率は38.1%、クラウド型は2割半ばで、いずれも2022年から大きく動いていません。

調査が測っているのは導入率までですが、残りの6割では、顧客情報はおそらく名刺、営業個人のExcel、展示会の来場者リストに分かれたまま置かれています。

同社の2024年調査（n=1,545、同じくマクロミル委託）では、営業組織の79%がデータ活用で何らかの困りごとを抱えており、「営業部署内のデータが適切に管理されていない」が28.1%でした。

取り込むのは整った台帳ではなく、別々の目的で、別々の人が集めた紙とファイルです。

1. 何をもって同一と判定するか

会社名で突合しないでください。

日本の会社名は、同じ企業が「株式会社◯◯」「(株)◯◯」「◯◯株式会社」「◯◯」と4通りで入ります。全角と半角、スペースの有無、旧社名、事業所名まで混ざります。

会社名を突合キーにすると、1社が5レコードに割れるか、逆に別会社が1つに潰れます。

人はメールアドレス、会社はドメインで判定します。

ただし、ドメインには日本特有の例外があります。

グループ会社が親会社のドメインを共有している場合、ドメインで自動的に会社へ紐づけると、子会社の担当者が親会社に吸われます。1社が事業ごとに複数のドメインを持つ例もあります。Gmailなどのフリーメールのドメインは、会社の判定から外します。

こうした例外ドメインの一覧を、取り込む前に作っておきます。

メールアドレスがない名刺は、それだけで別扱いにします。

ここで「たぶん同じ人だから」と手で寄せると、後から誰も再現できない統合が残ります。判定できないレコードは自動で統合せず、確認タスクとして残してください。

日本企業のCRMにおける重複データ率の公開調査は、私たちが探した範囲では見当たりません。海外の数字を当てはめる意味もありません。

取り込む前に自社のファイルで重複率を数えれば、自社の取り込み対象について実測値を得られます。

2. どちらの値を勝たせるか

同じ人のレコードが既にある場合、新しいファイルで上書きするか、既存を残すか。ここを決めずに取り込むと、CRM側で更新されていた役職や部署が、2年前の名刺の内容に戻ります。

判断の基準は単純です。商談や活動の履歴が付いているレコードを主にします。履歴は取り戻せませんが、役職は聞き直せます。

項目ごとの例外も要ります。メールアドレスと電話番号は新しい方、担当営業と初回接点は既存優先、といった一覧を先に作ってから取り込みます。

この一覧は、インポートの設定だけでは実現できないことが多いです。インポートは、ファイルに値が入っている列で既存の値を上書きするのが基本で、項目ごとに勝たせる側を選べるかはツールと設定によって違います。

確実なのは、ファイルの作り方で決めることです。既存を優先する列は、更新用のファイルから外します。

新規作成だけのインポートと、既存の更新だけのインポートを分けて流せば、どの値が何で上書きされたかを後から追えます。

3. どこから来たデータか

取り込むファイルには列を足します。取得経路、取得日、取り込んだ担当者、同意の状態の4つです。

理由は配信にあります。

名刺などの書面で本人からメールアドレスの通知を受けた相手は、広告宣伝メールのオプトイン規制の例外に当たります（特定電子メール法第3条第1項第2号、総務省・消費者庁「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」）。ただし例外でも、送信者の表示と配信停止の手段は必須です。

一方、購入したリストや第三者から受け取ったリストは、この例外に当たりません。展示会で集めた名刺へ一斉に広告メールを送る場合は、例外に当たるかを個別に確かめてからにしてください（ここに書いたことは法的助言ではありません）。

法的に送れる相手でも、Consilegyでは名刺交換だけを配信同意として扱わない運用にしています。

理由は展示会の名刺は、翌日に配るより会場で分けるほうが効くに書いています。

取り込んだ後では、この2つは同じ「連絡先」に見えます。

区別できるのは、取得経路を列として持っていた場合だけです。「同意の状態が不明なリストは自動配信の対象にしない」という判定も、列がなければ書けません。

取り込む日に、戻せる状態を作っておく

3つを決めても、取り込みで想定外のことは起きます。そこで、取り込む日の手順に3つ足します。

取り込み前に、対象オブジェクトを全件エクスポートしておく。 上書き事故が起きても、元の値に戻せます
まず50件だけ取り込んで、レコードを開いて確かめる。 重複判定、上書き、会社への紐づけが想定どおりかを見てから、残りを流します
動いているワークフローの登録条件を確認する。 取り込んだ連絡先が条件に当たって、既存顧客にステップメールが一斉に飛ぶ事故は珍しくありません。当たるものは、取り込みの間だけ止めます

まず手元のファイルを1つ開いて、メールアドレスが空欄の行が何%あるかを数えてください。その1つの数字が、3つの判断にどれだけ時間をかけるべきかを教えてくれます。

顧客データは、集めた量ではなく、後から説明できるかで価値が決まります。

この考え方の全体像はレベニューアーキテクチャとはにまとめています。

取り込む前に「何をもって同一と判定するか」「どちらの値を勝たせるか」「どこから来たデータか」の3つを決めます。入れてから決めると、直す手間が何倍にも膨らみます。